Cum pot angajatorii să gestioneze eficient conformitatea legală și implicațiile angajării străinilor?
Angajarea străinilor în România înseamnă respectarea nu doar a cadrului legal aplicabil în cazul angajaților români, ci și a normelor speciale, dedicate strict celor dintâi. Pentru că vorbim de un tablou normativ destul de amplu, în practică se observă nu de puține ori omiterea unor aspecte deosebit de importante, ceea ce se traduce prin amenzi substanțiale ori chiar, în cazuri extreme, răspundere penală, dar și prin prejudicierea intereselor angajaților înșiși. Prin adoptarea unor practici proactive și prin înțelegere aprofundată a normelor legale și a implicațiilor practice, angajatorii pot gestiona eficient conformitatea și riscurile asociate angajării forței de muncă străine în România.
De reținut, pe scurt:
Angajatorii trebuie să fie permanent actualizați cu prevederile din Codul muncii, OUG 25/2014, OUG 194/2002 și Legea 122/2006 pentru a gestiona eficient conformitatea legală.
Este crucial ca angajatorii să verifice documentele, dosarul personal și să respecte procedurile legale pe parcursul angajării, inclusiv notificarea IGI cu privire la orice modificări ale contractelor sau statutului angajaților.
Angajatorii trebuie să aibă, dinainte, o imagine cât mai clară a costurilor implicate și să fie conștienți de obligațiile legate de asigurările sociale și de sănătate, precum și de costurile de cazare, care nu sunt obligatorii, dar care pot influența relația cu angajații.
Există necorelări și probleme de aplicare a legislației la nivelul inspectoratelor de imigrări în România, iar angajatorii trebuie să se pregătească să le facă față.
Gestionarea eficientă a conformității legale și a riscurilor asociate angajării lucrătorilor străini în România este crucială pentru angajatori, având în vedere deficitul semnificativ de forță de muncă și reglementările legislative care se modifică aproape anual. La o privire scurtă înapoi vedem că în ultimele 18 luni legisția de bază în domeniu a primit trei seturi de modificări legislative deosebit de importante.
Această gestionare implică o serie de pași procedurali, considerații financiare, administrative și o atenție deosebită la aspectele relațiilor de muncă și fiscale. Luna trecută, avocatnet.ro a organizat o conferință despre recomandările practice și lecții utile pentru companiile care se folosesc/vor să se folosească de forța de muncă non-UE, alături de Gabriela Pleșa, fondatoarea Global Mobility & Corporate Experts. Pe baza celor discutate, am realiat, în cele ce urmează, o sinteză a modului în care angajatorii pot gestiona eficient aceste aspecte:
Înțelegerea și respectarea cadrului legal și a procedurilor
1. E nevoie de actualizare constantă cu legislația: Reglementările în domeniu s-au modificat, cel mai recent, la începutul lunii trecute, și vizează revocarea vizei sau dreptului de ședere temporară în cazul angajatorilor cu probleme financiare și obligația acestora de a compensa lucrătorii sezonieri în cazul retragerii vizei, precum și simplificarea unor condiții de obținere a avizului de angajare.
Pentru angajatorii ce folosesc sau vor să folosească forță de muncă străină este esențial să urmărească și să fie permanent actualizați cu prevederile din Codul munci, OUG nr. 25/2014, OUG nr. 194/2002 și Legea 122/2006.
2. Procesul de angajare a străinilor non-UE implică mai multe etape-cheie:
Obținerea adeverinței privind forța de muncă disponibilă: Aceasta se eliberează de către Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă (AJOFM) sau Agenția Municipală a Ocupării Forței de Muncă (AMOFM București) și certifică dacă există forță de muncă disponibilă din România sau statele UE pentru postul solicitat. Este crucial de menționat în procesul verbal de selecție că AJOFM/AMOFM nu au efectuat repartiții, chiar dacă în adeverință apar candidați. Anunțul în presa scrisă trebuie publicat doar după data eliberării adeverinței AJOFM.
Echivalarea diplomelor de studii: Este obligatorie pentru angajații detașați și pentru lucrătorii înalt calificați. Chiar dacă nu este necesară la depunerea documentației inițiale pentru avizul de muncă pentru lucrătorii permanenți, este obligatoriu să faceți demersurile imediat după angajare pentru a avea diploma echivalată în dosarul personal al angajatului, prevenind problemele la controalele ulterioare de la Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) sau Inspectoratul General pentru Imigrări (IGI)
Obținerea avizului de muncă/detașare: Acest document oficial, eliberat de IGI, atestă dreptul angajatorului de a încadra un străin pe o anumită funcție. Termenul legal de soluționare este de 30 de zile, cu posibilitatea de prelungire cu 15 zile, dar în practică, programările pot fi obținute cu întârzieri semnificative.
Obținerea vizei de lungă ședere (viză de muncă/detașare): După obținerea avizului, se solicită viza cu o valabilitate de 90 de zile în consulatul din țara de origine a lucrătorului. Cetățenii din state cu liberă circulație în spațiul Schengen (ex: SUA, Mexic, Canada) nu necesită viză de muncă.
Semnarea contractului individual de muncă (CIM): Acesta se întocmește în termen de 15 zile de la intrarea străinului în România, după activarea vizei de muncă.
Obținerea permisului de ședere temporară cu CNP alocat: CNP-ul este alocat acum prin intermediul avizului de muncă, simplificând procedura de salarizare.
Managementul costurilor și riscurilor financiare
Trecând peste costurile procedurii de recrutare în sine, ne uităm mai întâi la costurile procedurale: astfel, pe lângă taxele oficiale (100 de euro pentru avizul de muncă, 120 pentru viză, 120 de euro + 259 de lei pentru permisul de ședere), există costuri adiacente pentru traducerile legalizate (cazier, diplome), certificatele constatatoare de la ONRC și anunțurile în presă.
Taxele procedurale (adică aviz de muncă, ONRC, anunț în presă) sunt obligatorii și revin exclusiv angajatorului. Costurile pentru asigurări medicale de călătorie și transport (bilete de avion) pot fi negociate cu angajatul, dar în practică, mulți angajatori le acoperă integral, alături de costul permisului de ședere.
Ce facem cu cazarea oamenilor aduși în România? Asigurarea cazării pentru angajați nu este o obligație legală, ci mai degrabă rezultatul unei negocieri. Dacă angajatorul o asigură, atunci se activează și prevederi fiscale specifice din zona beneficiilor acordate angajaților (legea fiscală nu face distincție între angajații români și cei străini).
Asigurarea conformității pe durata relației de muncă
În primul rând, recomanda Gabriela Pleșa în cadrul conferinței avocatnet.ro, este esențială corelarea datelor:
„E foarte importantă verificarea conformității documentelor din dosarul de personal. Uite ce anume verificăm noi în mod constant atunci când avem situații în care ni se solicită auditul pentru companiile care gestionează cetățeni străini: (1) întotdeauna să aibă o viză în scrisă în pașaport; apoi, (2) codurile COR de la angajare, să existe corelare între ce scrie în aviz cu datele înscrise în contractul individual de muncă. Am avut situații în care avizul era pentru muncitor necalificat, iar în contractul de muncă era cu totul altceva (...); apoi, (2) corespondența atribuțiilor de serviciu - ca la oricare alt cetățean român angajat, trebuie să avem grijă la toate aspectele legate de corespondența atribuțiilor de serviciu cu fișele de instructaj, (4) fișa de medicină a muncii, de asemenea, nu trebuie să lipsească. (5) Atestatele de echivalare a studiilor, atunci când e cazul - nu trebuie să lipsească din dosarul personal”.
Deși avizul de muncă se obține pe baza unei declarații pe proprie răspundere a candidatului privind starea de sănătate, este crucial ca acesta să efectueze examenul de medicină a muncii imediat. Altfel, se poate ajunge la situații costisitoare dacă angajatul este declarat inapt medical pentru munca respectivă, întrucât, practic, angajatorul constată că a suportat niște costuri pentru un angajat care nu poate presta munca respectivă.
Mai departe, iar aici vorbim de o condiție asupra căreia s-a pronunțat chiar Înalta Curte, anul acesta, angajatorul trebuie să desfășoare efectiv activitatea pentru care solicită avizul de muncă, nu doar să o aibă menționată în acte. Aceasta se dovedește prin contracte de servicii încheiate, situații de încasări și controale la punctele de lucru. Companiile noi trebuie să aibă minim un an de activitate și să fi desfășurat activitate specifică în domeniul respectiv.
Gabriela Pleșa recomandă, totodată, angajatorilor să se asigure că străinii nu au antecedente penale incompatibile cu activitatea, prin verificarea cazierelor judiciare legalizate/supralegalizate din țara de domiciliu.
Managementul statutului fiscal al străinului
Un aspect deosebit de important, dar adesea neglijat, este stabilirea rezidenței fiscale a străinului. După 183 de zile de ședere în România, străinii devin rezidenți fiscali români. Consultantul îi îndeamnă pe angajatori să le recomande și să îi asiste pe angajații lor în depunerea declarațiilor fiscale Z07 și Z015 la venirea și la plecarea din România - deși nu e o obligație legală, ajutorul oferit angajaților în această privință poate fi adesea crucial. Neefectuarea acestor demersuri poate duce la decizii de impunere din partea autorităților fiscale din țările de origine, chiar și după ani de zile. În cazuri concrete, se poate folosi declarația Z011 pentru a certifica impozitarea în România.
Pentru angajații care desfășoară activitate profesională în două sau mai multe state (pluriactivitatea), gestionarea perioadelor și depunerea declarațiilor Z017 și Z015 sunt esențiale pentru determinarea rezidenței fiscale.
Gestionarea relațiilor de muncă și comunicarea schimbărilor la IGI
Orice modificare a contractului individual (salariu, funcție, locație de muncă), precum și modificările documentelor angajatului (ex: expirarea/preschimbarea pașaportului), trebuie notificate IGI în termen de cinci zile de la data producerii evenimentului. „Este recomandat să notificați orice modificare, chiar dacă nu sunteți sigur, pentru a evita problemele ulterioare”, spunea Gabriela Pleșa în cadrul conferinței.
Dacă angajatul se mută la un alt punct de lucru într-un alt județ pentru mai mult de 30 de zile, trebuie făcut un act adițional la CIM pentru modificarea locului muncii, iar angajatul este obligat să își obțină un nou permis de ședere pentru noua adresă.
„În cazul în care un angajat nu se prezintă la muncă sau dispare, notificați IGI cât mai curând posibil”, mai spunea consultantul. „Este esențial să documentați procedural orice încetare a contractului de muncă, respectând drepturile angajatului (ex: convocarea la cercetare disciplinară, acordarea documentelor de încetare într-o limbă pe care o înțelege). Nu încetați contracte abuziv (de pildă, prin art. 55 lit.b din Codul muncii, fără cererea expresă a angajatului), deoarece poate atrage consecințe penale”. Gabriela Pleșa a oferit, în cadrul evenimentului, exemplul unei firme de contabilitate care actualmente trebuie să dea explicații într-un dosar deschis pentru infracțiunea de fals în declarații într-o situație de încetare abuzivă și nelegală a contractului de muncă pentru un angajat care „a dispărut de la muncă”.
Apropo de limba în care se comunică cu angajatul și, mai ales, de limba în care trebuie să fie prezentate actele de muncă angajatului străin, consultantul a explicat că deși nu există o obligație legală de a întocmi documentele de angajare bilingv, legislația impune angajarea un traducător sau emiterea documentelor într-o limbă de circulație internațională pe care angajatul o cunoaște. Se recomandă ca ofertele de angajare și contractele să fie în limba engleză sau în limba pe care angajatul o înțelege.
„Este recomandat să preluați datele persoanelor de contact în caz de urgență pentru fiecare angajat străin, având în vedere situațiile dificile care pot apărea în practică”, a spus Gabriela Pleșa în cadrul evenimentului.
Necorelări și probleme de aplicare a legislației la nivelul inspectoratelor de imigrări în România
La capitolul necorelări și interpretări diferite realizate la nivelul inspectoratelor din toată țara, Gabriela Pleșa a menționat mai multe exemple. De pildă, chiar dacă legislația (Codul Muncii) și deciziile instanțelor judecătorești arată că detașarea unui cetățean non-UE de la o entitate cu sediul în România la o altă entitate cu sediul în România nu necesită un nou aviz de muncă, unele inspectorate continuă să susțină că este necesar și chiar aplică sancțiuni pentru „muncă nedeclarată” în astfel de cazuri, ceea ce, spune consultantul, reprezintă „o absurditate”.
De asemenea, există întârzieri semnificative în procesarea cererilor de avize de muncă și permise de ședere, iar timpul de soluționare poate dura luni de zile, chiar și până în noiembrie sau decembrie pentru cereri depuse mai devreme în an. Această situație a dus la cazuri „dramatice” în care angajați care și-au depus dosarul la timp au primit aviz negativ și au fost considerați în situație de ședere ilegală din cauza depășirii termenului de valabilitate a permisului de ședere până la soluționarea cererii, încălcându-se astfel principiile de bună-credință și proporționalitate ale legii. Desigur, situația nu e la fel peste tot, ci diferă de la un inspectorat la altul.
Mai departe, în ceea ce privește rigiditatea birocratică în analizarea condițiilor, Gabriela Pleșa spunea că se întâmplă ca dosarele depuse de angajatori să fie respinse din cauza unor aspecte strict birocratice, cum ar fi publicarea anunțului de loc de muncă în presă înainte de data eliberării adeverinței de la AJOFM, deși companiile se confruntă cu un deficit major de forță de muncă.
Nu toți inspectorii cunosc exhaustiv tratatele și acordurile semnate de România, iar unele sunt destul de vechi. Un exemplu specific este tratatul cu Turcia din 1963, care reglementează drepturile cetățenilor turci în România. Chiar și cu acest acord în vigoare de zeci de ani, unele inspectorate nu știu de prevederile sale, ceea ce duce la practici inconsistente.
De asemenea, atunci când o societate este în perioada investițională și solicită avize de muncă, dovedirea „activității efective” desfășurate de angajator poate fi „un pic la libera alegere a inspectoratelor”, potrivit consultantului.