Masa, diurna și indemnizația specifică detașării transnaționale: delimitări legale și riscuri de conformare pentru angajatori
Când trimiți un salariat să lucreze temporar într-un alt stat membru, tentația e să „comasezi” pachetul de mobilitate într-un singur concept: diurnă/indemnizație. Numai că, în detașarea transnațională, legea funcționează cu o distincție esențială: cheltuielile generate de detașare (transport, cazare, masă) sunt una, iar indemnizația specifică detașării transnaționale este alta - și, important, aceasta din urmă este considerată parte a remunerației, cu excepția cheltuielilor. În practică, delimitarea influențează atât tratamentul fiscal, cât și conformarea la regulile de remunerare din statul gazdă și modul în care îți construiești dosarul de detașare.
În practica mobilității globale, una dintre cele mai frecvente surse de confuzie (și, implicit, de risc la control) apare atunci când companiile încearcă să „împacheteze” toate sumele plătite salariatului detașat într-o singură categorie: diurnă, indemnizație, beneficiu, decont. Doar că, în detașarea transnațională, legislația separă destul de strict lucrurile: cheltuielile generate de detașare (transport, cazare, masă) și indemnizația specifică detașării transnaționale (componentă de remunerație, cu rol compensatoriu). Iar această delimitare nu e doar semantică; ea influențează tratamentul fiscal, modul de verificare a respectării remunerației minime din statul gazdă și felul în care documentezi dosarul de detașare.
În cele ce urmează, clarificăm: (1) de ce sumele suportate de angajator pentru masă pot fi cheltuieli de detașare, distincte de indemnizația specifică, (2) cum se delimitează acestea de diurna clasică din HG nr. 518/1995 și (3) de ce, atunci când vorbim de detașare transnațională, HG nr. 518/1995 nu funcționează ca reper legislativ.
Masa suportată de angajator: cheltuială generată de detașare, nu parte din indemnizația specifică
Legea nr. 16/2017 definește explicit cheltuielile generate de detașare ca fiind „orice cheltuieli cu transportul, cazarea și masa, efectuate în scopul detașării”.
Din această perspectivă, atunci când angajatorul suportă costul mesei (de exemplu prin decont, facturi, card de masă utilizat în statul gazdă, ori alt mecanism ce poate fi documentat), vorbim – în logica Legii 16/2017 – despre o cheltuială efectivă ocazionată de prezența temporară a salariatului în statul gazdă. Cu alte cuvinte: cheltuiala există pentru că salariatul trebuie să trăiască și să lucreze, pentru o perioadă limitată, într-un alt loc decât cel obișnuit.
În același timp, legea definește separat indemnizația specifică detașării transnaționale: o indemnizație acordată pentru compensarea inconvenientelor detașării (îndepărtarea de mediul obișnuit etc.), cu regim fiscal potrivit Codului fiscal.
Atenție însă că separarea nu e doar la nivel de definiții. Legea spune direct că indemnizația specifică este considerată parte a remunerației, cu excepția cheltuielilor generate de detașare.
Așadar, masa (când e tratată ca decont/cheltuială) nu ar trebui „înghițită” în indemnizația specifică și nici confundată cu ea.
Consecința practică:
masa/hrană (când e decont sau beneficiu neimpozabil suportat de angajator, documentat ca atare) = cheltuială generată de detașare;
indemnizația specifică = componentă de remunerație cu rol compensatoriu, relevantă inclusiv în logica respectării remunerației minime aplicabile în statul gazdă.
De ce contează delimitarea: remunerația minimă și „testul” de conformare
În detașarea transnațională, o parte din miza reglementării este ca salariatul detașat să nu fie trimis în statul gazdă cu un pachet salarial sub standardele minime aplicabile acolo. Din acest motiv, legea tratează indemnizația specifică ca element al remunerației, iar cheltuielile generate de detașare ca o categorie separată.
Dacă o companie amestecă aceste sume (de exemplu, declară că „diurna include și masă, și compensație, și tot”), apar două riscuri tipice:
Risc de subevaluare a remunerației: dacă tratezi compensația drept „cheltuială”, s-ar putea ca, pe hârtie, remunerația să pară mai mică decât trebuie.
Risc de documentare insuficientă: legea cere evidențiere distinctă și documente care să arate separat indemnizația și cheltuielile.
Masa/cheltuieli vs. diurnă (HG 518/1995): trei criterii care fac diferența
Întrebarea firească este: „Dacă tot vorbim de masă/hrană, nu suntem, de fapt, în zona diurnei clasice?”. Logica din Legea 16/2017 arată că nu, iar delimitarea se face după trei criterii: temei, scop, regim.
a) Temeiul juridic:
Indemnizația specifică detașării transnaționale există pentru situațiile de prestare de servicii transnaționale și este definită de Legea 16/2017.
Diurna/indemnizația de deplasare din HG 518/1995 aparține unei alte logici: misiuni/deplasări temporare în străinătate, în regimul „clasic” (nu neapărat în cadrul prestării de servicii transnaționale către un beneficiar din alt stat).
b) Scopul sumei:
Indemnizația specifică compensează inconvenientele detașării și are natură de remunerație (deci e legată de condițiile în care munca este prestată în alt loc/altă țară).
Diurna are, în principiu, rolul de a acoperi cheltuieli ocazionate de deplasare (hrană și diverse cheltuieli cotidiene), fără a fi contraprestație pentru muncă.
c) Regimul juridic și fiscal:
În Legea 16/2017, diferența e fixată foarte clar: indemnizația specifică intră în remunerație, cheltuielile de transport/cazare/masă nu.
Asta face dificil (și riscant) să tratezi toate sumele ca „diurnă” atunci când ești într-un scenariu tipic de detașare transnațională.
Se mai aplică HG 518/1995 dacă suntem sub Legea 16/2017?
HG 518/1995 și Legea 16/2017 reglementează situații juridice diferite, care în mod normal nu se suprapun.
Legea 16/2017 acoperă detașarea în cadrul prestării de servicii transnaționale (inclusiv scenariul „salariat trimis să lucreze, temporar, la sediul/amplasamentul beneficiarului din statul gazdă”, în baza unui contract de prestări servicii). Acest tip de situație este chiar nucleul legii: „detașarea transnațională” este definită ca trimiterea salariaților pe teritoriul altui stat membru în cadrul prestării transnaționale de servicii, în condițiile prevăzute de lege.
În schimb, HG 518/1995 țintește misiuni temporare în străinătate „în interesul angajatorului”, fără ca elementul definitoriu să fie prestarea transnațională de servicii către un beneficiar din alt stat.
De aici rezultă regula practică: dacă ești într-o detașare transnațională veritabilă, pachetul de drepturi/obligații se construiește în jurul Legii 16/2017 (și a regulilor statului gazdă privind condițiile de muncă/remunerație), nu în jurul HG 518/1995.
Un detaliu important, pe care multe companii îl descoperă „pe pielea lor”: pot exista situații în care ai obligația de a obține A1 (pentru securitate socială), fără ca situația de fapt să fie, juridic, detașare transnațională în sensul Legii 16/2017. Asta explică de ce, uneori, organizațiile simt că „se amestecă regimurile”: documentul A1 ține de coordonarea securității sociale, în timp ce Legea 16/2017 ține de condițiile de muncă/remunerație și de protecția lucrătorului detașat în cadrul prestării de servicii.
Cum arată, în practică, un dosar „curat” de detașare transnațională
Fără să intrăm într-un formalism excesiv, o recomandare de conformare (care reiese direct din arhitectura Legii 16/2017) este următoarea: separați și descrieți explicit, în documente, ce este remunerație și ce este cheltuială.
Legea cere ca, la control, să poți arăta distinct cuantumul remunerației, cu evidențierea indemnizației specifice, respectiv cheltuielile generate de detașare și modul lor de acordare/rambursare (transport, cazare, masă).
Iar pentru salariații detașați de pe teritoriul României, angajatorul are și obligații de informare prealabilă, inclusiv despre cheltuielile efectiv generate (transport/cazare/masă) și modalitatea de rambursare sau asigurare.